Gagner en productivité en configurant et utilisant Excel

Tout le monde connait Microsoft Excel. Le tableur de la Suite Office est le plus utilisé au monde. Bien configuré, cet outil peut s’avérer être d’une puissance redoutable pour améliorer votre productivité. Vous utilisez Excel au quotidien ? Découvrez nos astuces pour gagner du temps avec cet outil.

Quelques usages basiques

Avec un tel outil, il est rapide de perdre du temps. Vu le nombre de cellules qu’on peut remplir, entre les erreurs humaines et la multiplication des données, on peut vite se retrouver piéger à faire de la saisie bête et méchante.

Connaissez-vous la fonction « mettre en forme sous tableau » permettant d’automatiquement mettre en place une mise en page optimisée pour s’y retrouver plus facilement.

Vous souhaitez mettre en avant des données trop faibles, trop élevées ou en double : l’onglet « mise en forme conditionnelle » vous apportera ces fonctions.

Il est également très simple de filtrer ou trier les données d’une colonne par ordre croissant, décroissant, alphabétique… etc…

L’outil est bourré de fonctionnalités qui permette de gagner du temps dans toutes ces tâches habituellement très chronophages lorsqu’elles sont réalisées à la main.

Automatisation de processus

Deuxième façon de perdre du temps avec Excel : les données récursives. Si vous êtes amené à reproduire chaque jour, semaine ou mois les mêmes opérations de saisie, il est sans doute possible de l’automatiser.

Et c’est là qu’entrent en jeu les macro Excel et le développement VBA. Ces fonctionnalités sont des suites d’instructions qui permettent au logiciel de réaliser lui-même un ensemble de tâches à la suite selon de nombreux paramètres.

Voici par exemples quelques applications que mettent en place les équipes de développeurs derrière le site https://officentrale.fr.

• Copier / coller des données brutes dans un tableau, leur faire un traitement spécifique et les mettre en page.
• Envoyer des alertes automatiquement si des données dépassent un certain niveau.
• Créer un tableau, ajouter automatiquement des onglets, importer des données et assurer sa mise en page.
• Configurer un tableau croisé dynamique.
• Faire des vérifications de saisie et émettre des alertes en cas d’erreur.

Au final, l’utilisation des macros permet d’une part de vous décharger vous ou vos équipes de tâches avec peu de valeur ajoutée, de réduire les risques d’erreur humaine et surtout d’augmenter la vitesse de ces opérations qui pouvaient parfois prendre des heures dans le cas de saisie de données.

Au final, en maîtrisant mieux les risques et en accélérant ces prises en charges, la productivité globale de vos équipes augmente grâce à Excel.